Rekruttering av vellykket medisinsk kontorspersonell er et viktig ansvar. Kunder av et medisinsk kontor er ikke typiske kunder. De er pasienter som forventer den høyeste kvaliteten på omsorg, og noen kan være midt i en medisinsk krise og krever delikat håndtering. Ikke bare er det viktig for ansatte å ha visse faglige ferdigheter og styrker, det er viktig at de forstår at pasientens liv er avhengige av kvaliteten på sitt arbeid. Effektiv planlegging er viktig for å rekruttere suksess.
Forbered deg på rekruttering før du har en ledig stilling. Selv når ditt medisinske kontor er fullt bemannet, bør du alltid søke etter nytt talent. De fleste arbeidsgivere unnlater å være forberedt i tilfelle en av deres medarbeider forlater. Hvis en medarbeider legger inn to ukers varsel i dag, hvor lenge vil det være før du har erstattet? Hvis du er forberedt med en oppdatert stillingsbeskrivelse, intervju spørsmål, og en rekrutteringsplan inkludert hvor du vil annonsere, vil det være lettere å finne og begrense listen over potensielle kandidater. Å være klar for denne dagen hindrer deg i å føle seg rushed til å gjøre feil valg fra kandidatbassenget ditt.
Fase 1: Opprette jobbeskrivelsen
Når det er besluttet å begynne å rekruttere personale for en eksisterende jobb eller en ny stilling, er det å skape eller oppdatere stillingsbeskrivelsen det første trinnet. Stillingsbeskrivelsen beskriver detaljene for stillingen. Det bør gjenspeile alt som kreves for stillingen, slik at du kan vurdere hver kandidat og gjøre det beste utvalget.
Elementene i en stillingsbeskrivelse er:
Primærjobbfunksjon
- Plikter og ansvar
- Utdanning og erfaring
- Kunnskap, ferdigheter og evner
- Du bør inkludere kunnskap om HIPAA og medisinsk personvern, sterke kundeserviceferdigheter og ferdigheter i å kommunisere med spesielle populasjoner i din praksis, for eksempel barn, geriatriske pasienter, utfordret mobilitet, hørsel utfordret, etc.
Fase 2: Utvikling av rekrutteringsprosessen
Før du legger inn stillingen, har du mer arbeid å gjøre. Det tar planer om å finne høyt kvalifiserte fagfolk på det medisinske feltet. Det er fire trinn i utviklingen av rekrutteringsprosessen.
Utvikle en liste over intervju spørsmål
- Beslut om type intervju metode
- Lag en annonse for stillingen
- Bestem hvor du skal legge inn stillingen: Det er mer effektivt å vurdere steder som vil tiltrekke seg de beste, mest talentfulle og høyt kvalifiserte søkere. Noen av disse inkluderer
- Publisering internt
- Bruk av sosiale medier (LinkedIn er et flott nettverksnettsted)
- Plassering av annonser på nettsteder som er rettet mot helsevesenet eller medisinske kontorspersoner
- Målgruppehøgskoler, universiteter og handelsskoler
- Publisering til nasjonale rekrutterings nettsteder som som Careerbuilder.com, Monster.com, etc.
- Intervjuer Spørsmål du kan ikke spørre
Når du utvikler intervjuspørsmål, husk hvilke spørsmål som kan fornærme kandidaten din, og prøv å unngå dem. Det er viktig å ordne dine spørsmål på en måte som gir deg svaret du leter etter, men kan bli spurt uten å forårsake mulige juridiske forstyrrelser senere. Her er noen spørsmål du ikke kan spørre og hva du kan spørre i stedet.
Du kan ikke spørre:
Er du amerikansk statsborger? Du kan spørre:
Er du autorisert til å jobbe i USA? Du kan ikke spørre:
Hvor gammel er du? Du kan spørre:
Er du over 18 år? Du kan ikke spørre:
Har du noen funksjonshemming? Du kan spørre:
Er du i stand til å utføre plikten til denne stillingen? Du kan ikke spørre:
Er engelsk ditt morsmål? Du kan spørre:
Hvilke språk snakker du, leser eller skriver flytende? Du kan ikke spørre:
Har du barn? Du kan spørre:
Hva er din tilgjengelighet for å jobbe utenom vanlig arbeidstid? Fase 3: Identifisere et utvalg av kvalifiserte kandidater for utvelgelse
Nå er planleggingen fullført, legg inn stillingen. Du er forberedt på å begynne å godta søknader.
På dette kritiske punktet med rekruttering er det på tide å velge og identifisere et utvalg av kvalifiserte kandidater til intervju fra søkeresøylen. For å gjøre prosessen så enkel som mulig:
Angi en frist for alle applikasjoner som skal sendes inn
- Gjennomgå programmene og sorter inn i tre grupper
- Legg til sideprogrammer som ikke oppfyller minimumskravene til stillingen
- Evaluer hver gruppe applikasjoner separat for visse kriterier
- Velg de fem beste kandidatene til å kontakte for et intervju.
- Ikke rush prosessen og bruk en intervjustrategi.
Bytte ut en verdsatt ansatt, spesielt på medisinsk kontor, kan ta lang tid. Mange ganger utfører medisinske kontorsjefer ansettelsesbeslutninger fordi de føler seg presset til å erstatte en ansatt med en gang. Ta den tiden du trenger. Bli kjent med potensielle kandidater før du tar en endelig ansettelsesbeslutning.
Pass på at retningslinjene dine indikerer at alle ansettelser krever en to intervjuprosess. Ved slutten av det andre intervjuet, bør du være klar til å ta en fast beslutning uten forbehold om det. Pass på å gjennomføre en bakgrunnskontroll og ringreferanser før du tar en endelig beslutning om å unngå ytterligere forsinkelser.
Se på alle kvaliteter til en kandidat
Utdanning, sertifisering og opplevelser er viktige faktorer og prequalifications. Men noen kan ha 20 års erfaring i en stilling, men fremdeles ikke vise den kunnskapen, ferdighetene og evner som er nødvendige for å utføre jobben.
Du kan eller ikke har mulighet til å gi opplæring eller ekstra tid til å hjelpe en kandidat til å utvikle ferdigheter etter utleie. Noen ferdigheter, som keyboarding, kan forbedre seg over tid, men strengere retningslinjer må følges dersom kunnskap om medisinsk terminologi er et krav til jobben.
Personlige egenskaper bør også inkluderes som en avgjørende faktor i utvelgelsesprosessen. Hvis stillingen er en inngangsnivåposisjon, er det kanskje ikke nødvendig å vurdere lederskap som en personlighetstrekk som er nødvendig for stillingen. Men alle kandidatene må ha integritet og vise at deres handlinger og atferd på jobb er basert på høye etiske standarder. De må omfavne mangfold, anerkjenne og respektere forskjellene mellom mennesker. Husk at måtene som pasientene og deres familier blir behandlet direkte, bidrar til nivået på suksess for det medisinske kontoret.
Fase 4: Rekruttere en av finalistene
På dette tidspunktet i rekrutteringsprosessen, bør du ha redusert ditt utvalg av kvalifiserte kandidater til en til to finalister. Hvis du har valgt et panel eller et utvalg for å bistå i den endelige avgjørelsen, er det på tide å møte og samle anbefalingene for den endelige avgjørelsen.
Utvid et uformelt tilbud
- Skaff en kriminell bakgrunnskontroll
- Utfør en referansekontroll
- Krev en helsevurdering
- Bekreft legitimasjon: Det er spesifikke krav til lisensierte helsepersonell, og denne prosessen kan ta flere uker. For administrativt ansatte, sjekk eventuelle sertifiseringer og grader.
- Følg opp med et formelt tilbudsbrev
- Forbered deg på den første dagen
