Medisinsk kontorsmøte kan være ganske effektive dersom det brukes på en effektiv og produktiv måte. Møter er en god form for kommunikasjon for hele øvelsen og bør holdes regelmessig. Når møter er planlagt ukentlig, hver uke eller til og med månedlig, kan ledere og medarbeider adressere problemer på kontoret i tide.
Mange ganger møter kan bli ineffektive når det ikke er nok planlegging involvert for å imøtekomme tidsbegrensninger eller informasjonen som presenteres ikke er ordentlig organisert. Her er flere måter du kan være vert for mer effektive medisinske kontormøter.
1Dagsorden
Å utvikle en standard dagsorden lar deg adressere sentrale temaer på hvert møte i rekkefølge av betydning. Dette gjør det mulig for hvert møte å flyte jevnt og holde seg på emnet med nok tid til å diskutere alle de viktigste emnene. Mange ganger møter vil gå over den planlagte tiden, men møtet ditt kan ende opp på tide så lenge viktige saker er adressert.
En typisk møte dagsorden inkluderer:
- Velkomst og introduksjon
- Fravær
- Protokoller fra forrige møte
- Utgaver som oppstår fra forrige møte
- Liste over elementer som skal diskuteres i rekkefølge av betydning
- Enhver annen virksomhet som tillater ansatte å ta opp andre emner
- Eventuell ny virksomhet for det neste møtet
- Nær møtet
I listen over elementer skal du inkludere standard elementer som skal behandles på hvert møte. Disse kan være infeksjonskontroll, HIPAA og økonomiske mål.
Se etter gjentagende gjenstander fra tidligere dagsordener, for eksempel påstand om avslag, lange ventetider og problemer med pasienttilfredshet.
2Frekvens og lengde på tid for å imøtekomme pasientbehov
Frekvensen og lengden på kontormøtene er avhengig av flere faktorer. På grunn av tidsbegrensninger på det medisinske kontoret bør møtene ikke forstyrre pasientomsorgen.
Den beste tiden til å planlegge et møte vil være etter timer eller i en langsom periode på dagen. På denne måten vil møtet få eller ingen forstyrrelser og kan starte og ende i tide. Et to-ukers eller månedlig stabsmøte som varer ikke mer enn en time vil være mer praktisk.
Noen ledere vil kanskje også møte en gang i måneden med mindre grupper eller enkelte medarbeider for å ta opp mer spesifikke emner. Dette er et viktig skritt som ofte blir utelatt av møteplaner. Mindre grupper eller individuelle møter tillater folk å hente opp eller diskutere emner som de kanskje ikke er villige til å snakke om foran en større gruppe. Ledere kan også bruke dette som en mulighet til å diskutere konfidensielle problemer med ansatte uten at noen føler seg utpekt.
3Discuss-elementer av betydning i medisinsk innstilling
Selv om hvert kontor er annerledes, er dynamikken til det medisinske kontoret svært likt i naturen. Visse emner bør berøres på hvert møte for å sikre at ditt medisinske kontor opprettholder samsvar med statlige og føderale retningslinjer.
- HIPAA: Alle helsepersonell har ansvar for å holde personalet stablet og informert om HIPAA-overholdelse. Enten tilsiktet eller utilsiktet, uautorisert avsløring av PHI anses å være et brudd på HIPAA. Påminn personalet om hvert møte om viktigheten av å unngå å utlevere informasjon gjennom rutinemessig samtale; diskutere pasientinformasjon i venteområder, ganger eller heiser; riktig avhending av PHI; og tilgang til informasjon er strengt begrenset til ansatte hvis jobber krever denne informasjonen.
- Infeksjonskontroll: Forhindre spredning av smittsomme sykdommer er hovedmålet med infeksjonskontroll i det medisinske kontoret. Som vi alle vet, er riktig håndvask den mest effektive måten å hindre spredning av infeksjoner på. Men håndvask alene kan ikke gjøre jobben. Vennlig påminnelser vil gå langt for å sikre at personalet og pasientene blir trygge.
- Finansielle mål: Suksessen til en hvilken som helst helsevesenet avhenger av styrken av det medisinske kontorets finanspolicy og hvordan kontoret utfører seg når det gjelder å nå sine økonomiske mål. Å holde medarbeiderne informert om hvor godt eller dårlig kontoret utfører, er en måte å fortsette å utføre godt eller bedre. Kontorets økonomiske status er like viktig for de ansatte fordi de vet at så lenge kontoret fungerer godt økonomisk, kan de sikrere de føler seg i jobbene sine.
