Det overordnede målet med kundefordringer er å oppnå den korteste oppsamlingsperioden mulig. Kundefordringer, også kjent som pasientregnskap, refererer til inntekter generert, men ikke innsamlet. For å sikre at kontantstrøm er tilstrekkelig for effektiv ledelse, har det medisinske kontoret ansvaret for å maksimere inntektspotensialet.
Administrasjon av kundefordringer omfatter nesten alle områder av det medisinske kontoret.
En vellykket kundefordringsadministrasjon krever full forståelse av hvordan hvert område eller avdeling er relatert til og påvirker inntektssyklusen og AR-oppsamlingsperioden. La oss utforske hvert av de åtte nøkkelområdene.
1. Juridiske begreper
Juridiske begreper inkluderer forståelse og følge statlige og føderale forskrifter. Området som alltid har vært mest bekymret, er svindel og misbruk, spesielt med hensyn til Medicare, Medicaid og andre føderalt finansierte programmer.
Svindel refererer til forsettlig og bevisst fakturering av medisinske påstander i et forsøk på å bedra et føderalt finansiert program for penger. De vanligste former for bedrageri og misbruk inkluderer fakturering for utstyr som aldri er oppgitt, fakturering for tjenester som aldri utføres, oppkodning av avgifter for å motta høyere refusjonsfrekvens og oppkjøpskostnader.
Kontoret for inspektørgeneral (OIG) har utformet og utstedt spesielle svindelvarsler til helsepersonellsamfunnet.
Disse varslene var ment å offentliggjøre de nasjonale trender for svindel til allmennheten. Det er også en måte å gi innsikt og bevissthet om bedragerisk praksis i bransjen, og adressere brudd som er spesifikke for Medicare og Medicaid Anti-Kickback Law.
2. Kontraktsforhandlinger
Kontraktsforhandlinger innebærer å utvikle et økonomisk forhold til administrerte omsorgsorganisasjoner. Administrerte omsorgsorganisasjoner representerer opptil 50 prosent av nettoinntektene til de fleste medisinske kontorer.
Forhandle avvaltede omsorgskontrakter krever omfattende kunnskap om kontraktsarbeidet. Dette inkluderer tilbakebetalingskurser, effektive og termineringsdatoer, krav på innleveringsretningslinjer, betalingsbetingelser og andre kontraktsbestemmelser.
Hver medisinsk kontor kontrakt forhandling strategi er unik og vil være basert på ulike faktorer, men disse grunnleggende ideene bør holdes i bakhodet:
Vet markedet:
- Vet du hvilken prosent av markedet ditt har Medicare, Medicaid, Cigna, Blue Cross Blue Shield, Aetna, United HealthCare eller uforsikret? En markedsundersøkelse gir verdifull informasjon som kreves av alle kontraktsforhandlinger. Være realistisk:
- Å forstå det administrerte omsorgsmiljøet, inkludert de ulike betalingsmetodene, vil gi deg et grunnlag for informasjon som er nødvendig for å ta en realistisk tilnærming i forhandlingene. Leie en konsulent:
- Mange organisasjoner stole på rådgivningstjenester for å tilby forvaltet avtale om forhandling på grunn av kompliserte karakter av kontrakter og de juridiske aspektene som er involvert. Juridisk rådgiver bør konsulteres om alle kontraktspørsmål når det er betydelige og ulike eksponeringer til organisasjonene eller når kontraktspørsmål er utenfor kompetanseområdet for medisinsk kontorsledelse.
3. Overholdelse
Utvikling av et compliance program innebærer å etablere en skriftlig håndbok som beskriver compliance policy og Medical Office Code of Conduct. De fleste medisinske retningslinjer for kontoroverholdelse omfatter både etiske og juridiske begreper. OIG (General of Inspector General) tilbyr disse syv komponentene som gir et solid grunnlag for et medisinsk kontoroverensstemmelsesprogram.
Gjennomføring av intern overvåking og revisjon;
- Implementere samsvar og praksis standarder;
- Utpeke en compliance officer eller kontakt;
- Gjennomføre hensiktsmessig opplæring og utdanning;
- Responderende hensiktsmessig til oppdagede lovbrudd og utvikling av korrigerende tiltak;
- Utvikling av åpne kommunikasjonslinjer; og
- Håndheve disiplinære standarder gjennom godt publiserte retningslinjer.
- 4. Pasientrettigheter
US Office of Personnel Management identifiserer tre hovedmål for utvikling og utnyttelse av pasientrettigheter.
For det første å styrke forbrukernes tillit ved å sikre helsevesenet er rettferdig og lydhør overfor forbrukernes behov, gir forbrukerne troverdige og effektive mekanismer for å takle deres bekymringer og oppfordrer forbrukerne til å ta en aktiv rolle i å forbedre og sikre deres helse.
- For det andre, å bekrefte viktigheten av et sterkt forhold mellom pasienter og deres helsepersonell.
- For det tredje, å bekrefte den kritiske rollen forbrukerne spiller for å beskytte sin egen helse ved å etablere både rettigheter og ansvar for alle deltakere i å forbedre helsestatusen.
- Det er åtte nøkkelområder knyttet til pasientrettigheter innenfor det medisinske kontoret. Pasientinformasjon: Pasienter har rett til nøyaktig og lettforståelig informasjon om deres helseplan, helsepersonell og helsetjenester.
Valg av tilbydere: pasienter har rett til å velge helsepersonell når de trenger det.
- Tilgang til beredskapstjenester: pasienter har rett til akuttmedisinsk behandling uavhengig av deres evne til å betale.
- Informert samtykke: Pasientene bør bare samtykke til medisinsk behandling hvis de har tilstrekkelig informasjon om diagnosen og alle behandlingsmuligheter som er tilgjengelige i forhold de kan forstå.
- Respekt og ikke-diskriminering: Pasienter har rett til hensynsfull, respektfull omsorg fra alle helsepersonell og ikke diskrimineres i leveransen av tjenester.
- Fortrolighet: pasienter har rett til privat kommunikasjon og å ha konfidensialitet av deres individuelt identifiserbare opplysninger beskyttet. Klager og klage: pasienter har rett til en rettferdig og effektiv løsning av klager til medisinsk kontor. Pasientansvar: Pasienter har en rekke ansvarsområder til det medisinske kontoret, inkludert aktiv deltakelse i behandlingsplanen, rettidig oppløsning av deres økonomiske forpliktelse og respektfull samhandling med alle ansatte.
- 5. Pasienttilgang
- Suksessen til ditt medisinske kontor er avhengig av hvor godt pasienttilgangstjenester (eller frontendepersonalet) utfører. Syklusen til en pasientkonto stammer fra den første oppføringen av pasientens demografiske informasjon. Å bygge et dynamittpasienttilgangsteam er et avgjørende skritt mot forbedring av fakturering og samlinger og økt inntektscyklusytelse.
- De typiske grunnene til at de fleste pasienttilgangstjenestene har lav ytelse, er mangelen på riktige ressurser, utilstrekkelig opplæring og utilstrekkelig bemanningsnivå. Heldigvis kan disse løses raskt og uten store utgifter.
- 6. Ladestyring
Betydningen av ladeopptak skal uttrykkes for alle avdelinger. Det kliniske personalet må være oppmerksom på deres ansvar for kundefordringer ved nøyaktig dokumentasjon og ladeopptak.
Charge capture inkluderer riktig kobling av medisinske koder til tjenester og prosedyrer som gjentas under pasientbesøket. Hvert klinisk område spiller en viktig rolle i tiden for koding og nøyaktigheten av fakturering. Det er et stort antall områder som bidrar til å lade opptak, inkludert, men ikke begrenset til:
Ambulant omsorg
Saksbehandling
Kritisk pleie
Laboratorium
- Maternity
- Medisinsk-kirurgisk enhet
- Mental helse
- Nukleær medisin
- Smertebehandling
- Pediatrisk
- Farmasøytisk
- Fysioterapi
- Radiologi
- Sårpleie
- 7. Helseinformasjonshåndtering
- Helseinformasjonshåndtering er prosessen med å opprettholde, lagre og hente pasienthelseinformasjon i samsvar med gjeldende føderale, statlige og akkrediterende byråers krav. Det er ti ansvar innenfor rammen av helseinformasjonsledelse.
- Medisinsk koding
- Medisinsk transskripsjon
Medisinsk behov
Medisinsk stabstøtte
- Montering av medisinske poster
- Vedlikehold av medisinske poster
- Arkivering og gjenfinning
- Personvern og sikkerhet
- Utgivelse av informasjon
- Opprettholde konfidensialitet
- 8. Pasientfinansielle tjenester
- Pasientfinansielle tjenester er i siste instans ansvarlige for nøyaktig og rettidig fakturering og innkreving av kundefordringer i det medisinske kontoret.
- Den medisinske faktureringsprosessen krever fullstendig kunnskap om forsikringsbetalere og lover og forskrifter fra helsevesenet. Medisinsk kontor billers er ansvarlig for rettidig innsending av tekniske eller profesjonelle medisinske krav til forsikringsselskaper, inkludert lege kontorer, sykehus, sykehjem eller en annen helsetjenester anlegg.
- Effektiv samling oppfølging resulterer i rask oppløsning av dine medisinske kontor krav. Kravsoppfølging bør starte så raskt som sju til ti dager etter at kravet ditt er sendt inn for betaling. Umiddelbar innsats for å få fordringer betalt, vil ikke bare redusere dine fordringsdager, men øke også kontantstrømmen.
Tilstrekkelig bemanning med riktig opplæringstrening gir det ønskede resultatet i inntektsfasen av inntektssyklusen. Medisinsk kontorspersonell bør være oppmerksom på de grunnleggende skrittene som er nødvendige for effektiv oppfølging av forsikringskrav.
Samarbeidet og samarbeidet mellom alle åtte områdene er en del av suksessen til kundefordringer. Selv om det er uventede barrierer som kan påvirke AR-samlingsperioden, er det lederskap som identifiserer og justerer for disse barrierer for organisasjonens suksess.
