1Påpasset planlegging av pasientavtaler
Det kan være en utfordring å skape en balanse mellom å se nok pasienter til å møte de økonomiske behovene til øvelsen, men fortsatt tilby et høyt kvalitetsnivå pasientomsorg. Vær oppmerksom på følgende:
- Pasienter må ikke vente lenger enn 15 minutter for planlagt avtale.
- Med tanke på hvordan uforutsigbar helsevesen kan være, er det forståelig at det kan være ganger at pasientene vil ha lengre ventetid.
- Typene pasientbesøk varierer avhengig av praksis spesialitet, diagnose av pasienten og prosedyrer som utføres under besøket. Dette innebærer at et annet tidsbehov skal tildeles hver besøketype.
- Antall daglige pasientbesøk skal være i stand til å dekke kontorets utgifter og selvsagt gi profitt.
- Når du utvikler utformingen eller strukturen til pasientplanleggingssystemet, er det viktig å vurdere eventuelle hendelser som kan forårsake forstyrrelser i pasientens strømning.
2 Reduser forstyrrelser i pasientflyten
- Sen ankomst:For å hjelpe til med dette problemet, sett noen restriksjoner på hvor sent en pasient kan være uten å måtte omplanlegge, la en pasient som er tidlig for avtale, flytte opp til sent pasientens spor, og planlegge kronisk sent pasienter mot slutten av dagen.
- No-shows:Det er tre måter å forhindre ubesvarte avtaler på.
- Påminnelser ringer til pasienter 24 – 48 timer før planlagt avtaletid.
- En måte å redusere no-shows på er å bruke online pasientplanlegging. Pasienter kan administrere, planlegge eller omplanere sine egne avtaler som gjør at det ikke er mindre sannsynlig.
- Fakturering pasienter en no-show avgift for ubesvarte avtaler. No-show avgifter utgjør ikke bare noen av de tapt inntektene, men lærer også pasientene å gi beskjed om de skal avbryte avtalen. Dette tillater også muligheten til å omplassere avtalen mens pasienten er på telefonen.
- Walk-in: Se gjennom trender når det medisinske kontoret har en tendens til å se flere walk-ins, som på mandager eller under influensasesongen, og foreta justeringer tilsvarende.
3Open kommunikasjon med pasienter
- Varsle pasienter når avtaler går etter planen
- Lær medisinsk kontorspersonell om hvordan man svarer på ikke-kliniske pasientspørsmål
- Utvikle og distribuere pasienttilfredshetsundersøkelser
- Kommuniser skriftlig når det er aktuelt. Enhver enkel og effektiv måte å sørge for at pasientene får informasjon som er viktig for deres omsorg, er å gi dem handouts, for eksempel grunnleggende informasjon om medisinsk praksis, en liste over ting som skal bringes til hvert besøk, betalingspolitikk og varsel om personvern.
4Telefon og elektronisk kommunikasjon
Telefon
Som en av de mest brukte kommunikasjonsmidler, bør telefonkommunikasjon ikke tas lett. Det er ofte den første interaksjonen et medisinsk kontor har med en pasient. Her er noen grunnleggende tips du kan tilby din medisinske kontorspersonell for å forbedre telefonens etikett.
- Aktiv lytte
- God telefonoppførsel – profesjonell og høflig
- Opprettholde konfidensialitet
- Alltid takk for at du ringer
- Ikke heng opp først
- Når du tar meldinger, få så mye informasjon som mulig
- Hold deg rolig og høflig, selv når en pasient er uhøflig mot deg
Elektronisk
Den samme profesjonaliteten du vil bruke på telefonen, skal brevkorrespondanse eller ansikt til ansikt også uttrykkes i en e-post. Husk alltid at e-post er et kommunikasjonsform og måten mottakeren tolker meldingen på, er det eneste som betyr noe.
- Pass på at e-post er den riktige kommunikasjonsformen for meldingen din i stedet for en telefonsamtale eller et møte. Husk at innholdet bør gjenspeile bildet og nivået av profesjonalitet som forventes av ditt medisinske kontor.
- Bruk riktig grammatikk, tegnsetting og stavemåte. Sørg også for å holde meldingen konsis og bruk riktig layout for meldingen din, noe som gjør det lettere å lese.
- Kontroller at e-posten sendes til den aktuelle mottakeren (e). Informasjon i et medisinsk kontor, spesielt relatert til pasientinformasjon, bør deles på et behov for kun å kjenne basis.
