For et medisinsk kontor er forhåndssamlinger av sambetalte en viktig del av inntektssyklusen. Upfront-samlinger reduserer antall pasientkontoer som ender opp i dårlig gjeld eller samlingsstatus. Det er lettere å samle inn fra pasienter før tjenester blir gjort mindre enn 60 dager senere etter at forsikringen endelig har betalt.
Utvikle et system
Din medisinske kontor eller praksis trenger et system for forhåndsinnsamlinger som er nøyaktige og konsistente. Din policy må gå utover bare å sørge for at pasientene blir bedt om deres kopi eller gebyr når de ankommer for avtale eller prosedyre.
Systemet ditt starter så snart avtalen er planlagt, slik at du vet hva pasientens ansvar skal være. Etter at du har avgjort dette, må du sørge for at pasienten vet hva du kan forvente for deres økonomiske ansvar før avtale. Når de ankommer for tjenesten, vil du igjen ha prosedyrer på plass for å konsekvent be om betaling og gi alternativer.
Nøyaktighet og konsistens, sammen med et system for å bestemme og samle pasientansvar, er nøklene for din innledende samlingspolitikk. Når du utvikler en policy for samlinger på forhånd for kontoret, må du ta med følgende trinn.
Trinn 1: Kontakt pasientens forsikringsselskap før besøket
Så snart som mulig etter at avtalen er planlagt, ta kontakt med pasientens forsikringsselskap for å bekrefte at pasienten fortsatt er dekket og sjekke eventuelle retningslinjer for før sertifisering. Finn ut pasientens copay, deductible, og coinsurance informasjon.
Trinn 2: Sjekk din behandlede varekontrakt
Kontroller din avtalte kontrakt for å bestemme hva refusjonen din gjelder for pasientens besøk, test eller prosedyre. Du trenger denne figuren for å beregne kopien.
Trinn 3: Beregn sambetalingen
Beregn pasientens estimerte ansvar. Se eksemplet nedenfor.
$ 100,00 Prosjektkostnad
x 80% Kontraktsrate
= 80,00 Tillatt beløp
– 50,00 Pasient Deductible
– 10,00 Patient Copay
= 20,00
x 20% Pasient Coinsurance Prosent
= 4,00 Pasient Coinsurance Beløp
+ 50,00 Pasient Deductible
+ 10,00 Patient Copay
= 64,00 Pasientberegnet ansvar (Copay)
Trinn 4: Påminnelsesanrop til pasient som inkluderer forventet sambetaling
Inkluder pasientens estimerte ansvar i avtalen påminnelsesanrop, e-post og brev. Når du kontakter en pasient for å bekrefte sin kommende avtale, må du huske at du må ta med kjørerkortet eller en annen form for ID og deres oppdaterte forsikringskort. Gi dem beskjed om at de forventes å betale sitt estimerte ansvar før de har sin prosedyre og oppgi aksepterte betalingsmåter.
Trinn 5: Be om betaling ved ankomst for tilrettelegging
Skrankepersonalet må be om betaling når pasienten ankommer for tjenesten før de blir sett av leverandøren. Påminn pasienten om at beløpet de betaler bare er basert på et estimat. Skriv aldri betalt i sin helhet på kvitteringene før du har mottatt betaling fra forsikringsselskapet, og pasientens ansvar er angitt på forklaring av fordelene (EOB).
Trinn 6: Tilbyr betalingsalternativer
Tilbyr betalingsplanalternativer for dyreforsøk og kirurgiske prosedyrer.
Trinn 8: Legg inn et tegn
Pass på at skiltene er oppført i pasientens ventende områder, som tydelig angir:
"Betalingen er forfalsket før tjenestene tilbys"
Merk: Ikke be om betaling fra akuttmottakere
Forsøk aldri å samle inn betaling fra Nødrom pasienter til etter at de har blitt sett av en lege på grunn av EMTALA forskrifter.
