Det medisinske kontoret står stadig overfor mange utfordringer. Den medisinske kontorlederens jobb er å identifisere dem og forstå de nødvendige skritt for å implementere vellykkede strategier.
1 Forberedelse for endring
Uansett om det er velkommen eller ikke, er endring uunngåelig, spesielt i helsevesenet. Det er viktig å være forberedt på endringer som kan komme som kan være teknologi, overholdelse eller for å møte kravene til pasientene dine. Uansett hva som endrer dine medisinske kontoropplevelser, er den viktigste betydningen av disse endringene hvordan du reagerer på det.
Medical Office Managers må være klare og i stand til å identifisere muligheter for endring som vil forbedre kontorets effektivitet og effektivitet. Det er viktig å holde seg oppdatert om helsestrender for økonomisk, compliance og fremtidig planlegging.
2 Overgang til 5010
Selv om datoen har gått for alle leverandører, sykehus og betalere for å konvertere fra versjon 4010 standarder for elektroniske helsetransaksjoner til versjon 5010 for elektroniske krav, er overgangen langt fra over. Fasiliteter over hele landet opplever mange utfordringer når det gjelder å komme tilbake til "normer" for fakturering og koding. Å få rene krav utregnet vil ta tid fordi det bare er satt – ingen av oss visste nøyaktig hva vi stod overfor.
Det viktigste trinnet du kan gjøre er å identifisere hvert problem som det oppstår. Enten du har din egen IT-avdeling eller du må kontakte leverandøren av faktureringsprogramvare, vær klar med eksempler på hva dine fakturaer opplever for å få ting løst. Dessverre er det ingen rask løsning, men å holde seg på toppen av disse "feilene" vil tjene deg godt i det lange løp.
3 Beskyttelse av pasientens personvern
Alle helsepersonell har ansvar for å holde deres ansatte opplært og informert om HIPAA-overholdelse. Enten tilsiktet eller utilsiktet, uautorisert avsløring av PHI anses å være et brudd på HIPAA. Her er 5 tips for å unngå å bryte HIPAA:
- Helsepersonell bør være veldig forsiktig med å avstå fra å informere gjennom rutinemessig samtale. Dette kan lett gjøres ved å nevne en tredjepart noe tilsynelatende ubetydelig som sier at John Smith hadde et kontorbesøk i dag.
- Diskusjon av pasientinformasjon i ventende områder, hallways eller heiser bør være strengt utenfor grenser. Følsom informasjon kan overhøres av besøkende eller andre pasienter. Sørg også for å holde pasientrekord ut av områder som er tilgjengelige for allmennheten.
- PHI skal aldri kastes i søppelkassen. Ethvert dokument kastet i søppelet er åpent for publikum og derfor brudd på informasjon. Bruk en ekstern tjeneste som spesialiserer seg på riktig avhending av PHI.
- Sladder er spesielt vanskelig å kontrollere. Derfor er det viktig at tilgangen til informasjon er strengt begrenset til ansatte som jobber krever denne informasjonen. Denne typen brudd kan være spesielt skadelig for omdømmet til organisasjonen din, spesielt i små samfunn hvor "alle vet alle".
- Selge pasientlister eller avsløre PHI til tredjeparter for markedsføringsformål er strengt forbudt uten forhåndsgodkjenning fra pasienten. Husk at utlevering av pasientinformasjon bare skal åpnes for å kunne tilby kvalitetssorg.
4 Infeksjonskontroll
Forhindre spredning av smittsomme sykdommer er hovedmålet med infeksjonskontroll i det medisinske kontoret. Som vi alle vet, er riktig håndvask den mest effektive måten å hindre spredning av infeksjoner, men håndvask alene kan ikke gjøre jobben. Pasienter og ansatte kan hjelpe ved å:
- Hold deg oppdatert på immuniseringer, inkludert influensaskade.
- Bruk riktig hygiene ved hosting og nysing.
- Følg riktige retningslinjer ved håndtering av blod og andre kroppsvæsker.
- Bruk passende personlig verneutstyr (PPE) når det er hensiktsmessig.
Det viktigste skrittet det medisinske kontoret kan ta for å hindre spredning av smittsomme sykdommer, er ved å legge til berøringsløse eller håndfrie produkter som fremmer pasientsikkerhet og sikrer beskyttelse av pasienter og ansatte.
5 Utestående krav
Uansett om dine medisinske påstander faktureres elektronisk eller papir fakturert via post, er det viktig at din medisinske kontorspersonell følger opp med forsikringsselskapene for å få kravstatus. Når regningen er mottatt av forsikringsselskapet, trenger du ikke å være barmhjertig for å få betalt i tide.
Avhengig av faktureringsmetoden din, bør du forvente å motta betaling på så lite som 15 dager. Hvis forsikringsutbetalingene dine har en gjennomsnittlig lengre tid enn 30 dager fra det tidspunktet dine regninger sendes ut til du mottar betaling, trenger kontoret din å utvikle en prosess for oppfølging av krav. Å følge opp på statusen for dine krav kan definitivt forbedre dine fordringsdager.
6 Intern kontroll
Interne kontroller er definert som en prosess utformet for å motvirke svindel, beskytte selskapets ressurser og sikre overholdelse av lover og forskrifter. Interne kontroller er bare effektive dersom de bestemmes av det medisinske kontorets spesifikke behov, implementeres, overvåkes og måles for å sikre at de fungerer som planlagt.
Det medisinske kontoret må ta en proaktiv tilnærming for å forebygge og oppdage ansattes uregelmessigheter ved å ha en politikk på plass angående interne kontroller. Forebygging og deteksjon spiller en svært viktig rolle i enhver intern kontrollprosess ved å minimere et visst risikonivå.
